Udienze telematiche e processo civile al tempo del Covid-19 – Sintesi della delibera CSM 26 marzo 2020 alla luce del D.L. 23/2020

Premessa

Il Consiglio Superiore della Magistratura il 27.3.2020., alla luce delle disposizioni dell’art. 83 del D.L. 18/2020 ha adottato delle linee guida organiche per l’organizzazione degli uffici giudiziari, che hanno sostituito un insieme di precedenti provvedimenti e indicazioni emessi alla bisogna.

Successivamente è stato promulgato il D.L. 23/2020 che, all’articolo 36 ha previsto una nuova proroga dei termini.

In questo documento offriamo una sintesi di quanto contenuto nelle linee guida con riferimento al processo civile, aggiornata al disposto del D.L. 23/2020.

L’art 83 (“Nuove misure urgenti per contrastare l’emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenerne gli effetti in materia di giustizia civile, penale, tributaria e militare”) del D.L. n. 18/2020, al comma 22 abroga espressamente gli artt. 1 e 2 del D.L. n. 11/2020, ridefinendo i termini delle fasi, già individuate dal precedente decreto.

Sulla base dell’art. 83 sopra richiamato, pertanto, in combinato con l’art. 36 del D.L. 23/2020, che ha prorogato ulteriormente i termini, è possibile individuare, nel periodo che va dal 9 marzo al 30 giugno 2020, due distinte fasi:

  • una prima fase che va dal 9 marzo al 11 maggio 2020;
  • una seconda fase, dal 12 maggio fino al 30 giugno 2020.

Prima fase

Nella prima fase dal 9 marzo al 11 maggio 2020 (il secondo termine, inizialmente 15 aprile, è stato prorogato dal D.L. n. 23/2020 dello scorso 8 aprile) le udienze civili e penali dei procedimenti pendenti presso tutti gli uffici giudiziari, sono rinviate d’ufficio a data successiva all’11 maggio 2020. Il rinvio d’ufficio non opera nei casi indicati al comma 3 dell’art. 83, che sono i seguenti:

a) cause di competenza dei tribunali per i minorenni relative alle dichiarazioni di adottabilità, ai minori stranieri non accompagnati, ai minori allontanati dalla famiglia ed alle situazioni di grave pregiudizio; cause relative ad alimenti o ad obbligazioni alimentari, derivanti da rapporti di famiglia di parentela, di matrimonio o affinità; procedimenti cautelari aventi ad oggetto la tutela di diritti fondamentali della persona; procedimenti per l’adozione di provvedimenti in materia di tutela, di amministrazione di sostegno, di interdizione, di inabilitazione, nei soli casi in cui venga dedotta una motivata situazione di indifferibilità incompatibile anche con l’adozione di provvedimenti provvisori e sempre che l’esame diretto della persona del beneficiari, dell’interdicendo e dell’inabilitando non risulti incompatibile con le condizioni di età e di salute; procedimenti di cui all’art 35 della legge 23 dicembre 1978, n. 833 (“Procedimento relativo agli accertamenti e trattamenti sanitari obbligatori in condizioni di degenza ospedaliera per malattia mentale e tutela giurisdizionale”); procedimenti di cui all’art 12, Legge 22 maggio 1978, n. 194 (“interruzione volontaria della gravidanza”); procedimenti per l’adozione di ordini di protezione contro gli abusi familiari; procedimenti di convalida dell’espulsione, allontanamento e trattenimento di cittadini di paesi terzi e dell’Unione Europea; procedimenti di cui agli artt. 283, 351, entrambi riguardanti provvedimenti sull’esecuzione provvisoria in appello, e 373, riguardante la sospensione dell’esecuzione nel ricorso per cassazione, c.p.c., e, in genere, tutti i procedimenti la cui ritardata trattazione può produrre grave pregiudizio alle parti. La dichiarazione d’urgenza, in quest’ultimo caso, è fatta dal capo dell’ufficio giudiziario o dal suo delegato in calce alla citazione o al ricorso, con decreto non impugnabile, e, per la cause già iniziate con provvedimento del giudice istruttore o del presidente del collegio, egualmente non impugnabili;

b) procedimenti di convalida dell’arresto o del fermo; procedimenti nei quali nel periodo di sospensione scadono i termini di cui all’art. 304 c.p.p. (sospensione dei termini di durata massima della custodia cautelare); procedimenti in cui sono applicate misure di sicurezza detentive e, quando i detenuti, gli imputati, i proposti o i loro difensori espressamente richiedono che si proceda; procedimenti a carico di persone detenute, salvo i casi di sospensione cautelativa delle misure alternative, ai sensi dell’art. 51-ter legge 26 luglio 1975, n. 354; procedimenti in cui sono applicate misure cautelari o di sicurezza; procedimenti per l’applicazione di misure di prevenzione o nei quali sono disposte misure di prevenzione;

c) Procedimenti che presentano carattere di urgenza, per la necessità di assumere prove indifferibili, nei casi di cui all’art 392 c.p.p.(incidente probatorio); la dichiarazione di urgenza è fatta dal giudice o dal presidente del collegio, su richiesta di parte, con provvedimento motivato e non impugnabile.

Nel medesimo periodo, è sospeso il termine per il compimento di qualsiasi atto dei procedimenti civili e penali (comma 2). Nei procedimenti penali in cui opera la sospensione dei termini, sono altresì sospesi, il corso della prescrizione e i termini di cui agli artt. 303 e 308 c.p.p. (termini di durata delle misure cautelari personali).

Nello specifico, ove il decorso del termine abbia inizio durante il periodo di sospensione, l’inizio stesso è differito alla fine di detto periodo; quando invece il termine è computato a ritroso e ricade in tutto, o in parte, nel periodo di sospensione, è differita l’udienza o l’attività da cui decorre il termine in modo da consentirne il rispetto.

Per il primo periodo si intendono altresì sospesi:

– i termini per le attività nei procedimenti di mediazione, nei procedimenti di mediazione assistita, nonché in tutti i procedimenti di risoluzione stragiudiziale delle controversie, quando i predetti procedimenti siano stati promossi entro il 9 marzo 2020 e quando costituiscono condizione di procedibilità della domanda giudiziale, nonché i termini massimi di durata dei medesimi procedimenti (comma 20).

– i termini dei procedimenti relativi alle commissioni tributarie e alla magistratura militare (comma 21).

Per quanto concerne l’attività giudiziaria non sospesa, durante il periodo di cui stiamo parlando, i capi degli uffici giudiziari possono adottare le misure di cui al comma 7 dell’art. 83 lettere a) – f) e h) (comma 5), ossia misure che garantiscano il contrasto dell’emergenza epidemiologica e i suoi effetti negativi. In particolare, a titolo esemplificativo, sia la trattazione scritta delle udienze che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti (lett. h), sia la trattazione mediante collegamenti da remoto delle udienze che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti e dalle parti (lett. f). Alla lettera d) poi viene indicata la possibilità di adottare linee guida vincolanti per la fissazione e trattazione delle udienze, punto sul quale ci soffermeremo nel prosieguo.

È espressamente esclusa la misura di cui al comma 7, lettera g), (vedi comma 5, art. 83), in quanto opererà nella seconda fase.

Seconda fase

Nella seconda fase, dal 12 maggio fino al 30 giugno 2020, le modalità di svolgimento dell’attività giurisdizionale sono rimesse ad indicazioni fornite dai dirigenti degli uffici giudiziari sulla base di verifiche e intese con le autorità sanitarie competenti e altre istituzioni.

In particolare, essi potranno assumere tutte le misure di cui al comma 7 dell’art. 83 (sopra richiamate), ivi compresa quella di cui alla lettera g), ovvero il “rinvio delle udienze a data successiva al 30 giugno 2020 nei procedimenti civili e penali, con le eccezioni indicate al comma 3”.

Considerando la lettera d) dell’art. 83 comma 7, che prevede, come ricordato sopra, la possibilità per i capi degli uffici giudiziari di adottare linee guida vincolanti per la fissazione e trattazione delle udienze, il CSM dà delle indicazioni, raccomandando ai dirigenti, per quanto riguarda il CIVILE:

a) di invitare i magistrati a disporre i rinvii delle udienze tramite provvedimenti telematici, nonché a valutare l’opportunità di disporre il rinvio delle udienze a date successive al 30 giugno 2020(salvo comprovate ragioni di urgenza);

b) di promuovere per le udienze civili che non possono essere differite, ai sensi dell’art. 83 comma 3, e che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti, lo svolgimento mediante collegamento da remoto (lettera f), tramite gli applicativi messi a disposizione dalla DGSIA;

c) di promuovere, altresì, lo svolgimento delle udienze civili che non possono essere differite e che non richiedono la  presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti e che si concludono con provvedimenti da adottarsi fuori udienza, mediante trattazione scritta (lettera h);

d) per le finalità di cui alle lettere b) e c), di promuovere protocolli con i Consigli dell’Ordine degli Avvocati locali, si da trovare modalità condivise di partecipazione delle udienze da remoto o tramite trattazione scritta (a tal fine, nell’Allegato 1 della Delibera, che analizzeremo nel prosieguo, il CSM   fornisce linee da seguire per  l’adozione di tali protocolli);

e) di prevedere che anche le camere di consiglio si svolgano da remoto, garantendo comunque la segretezza;

f) di invitare i soggetti chiamati ad emettere la “dichiarazione d’urgenza” per i procedimenti civili di cui al comma 3 lett. a) art. 83 a valutare compiutamente la gravità del pregiudizio, in rapporto alla tutela della salute, fermo restando che potrà essere valutato il rinvio, in caso di diritti disponibili, ove siano le parti a richiederlo;

g)di invitare i dirigenti, per i procedimenti non sospesi, ad incentivare il deposito in via telematica.

L’allegato

A questo punto, analizziamo l’Allegato 1 della Delibera, che contiene una serie di protocolli e istruzioni operative. Per quanto interessa in questo scritto ci soffermeremo sulle modalità di svolgimento delle “udienze da remoto” e delle “udienze scritte”.

I. Udienze da remoto

Invito e modalità di collegamento delle parti da remoto

La lettera f) del comma 7, art. 83, prevede che “prima dell’udienza il Giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento”;

  • il preavviso non dev’essere inferiore ai 7 giorni;
  • il provvedimento conterrà l’espressa indicazione che, previa verifica della sua regolare comunicazione a cura della cancelleria alle parti costituite, potranno essere adottati i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti. Il provvedimento conterrà altresì l’espressa indicazione che le parti eventualmente non ancora costituite con difensore e destinatarie di notificazione analogica del provvedimento stesso, potranno accedere al fascicolo informatico mediante “richiesta di visibilità”, onde acquisire l’indirizzo telematico dell’aula virtuale, contenuto come link nel provvedimento di fissazione dell’udienza;
  • i procuratori delle parti depositeranno nel fascicolo una nota contenente un recapito telefonico e un indirizzo mail attraverso i quali potranno essere contattati dal cancelliere in caso di malfunzionamento dell’applicativo;
  • la cancelleria provvederà a comunicare il provvedimento ai difensori delle parti costituite e ad inserire  nello “storico del fascicolo” l’annotazione “udienza da remoto”;
  • CNF metterà a disposizione degli avvocati modelli uniformi per eventuali istanze per la trattazione (anche da remoto o cartolare) dei procedimenti trattabili, previa dichiarazione d’urgenza ai sensi della lettera a) comma 3 art 83 ovvero per la richiesta di rinvio dei procedimenti che, pur espressamente indicati come indifferibili, possano essere rinviati senza produrre grave pregiudizio alle parti.

Svolgimento dell’udienza da remoto

il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità dei soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

Nel verbale d’udienza il giudice:

  • prende atto della dichiarazione d’identità dei procuratori delle parti presenti e delle parti, nonché della presenza, nella stanza da cui viene effettuato il collegamento, di ulteriori soggetti legittimati alla partecipazione (tirocinanti);
  • prende atto della dichiarazione dei difensori delle parti in merito alle modalità di partecipazione della parte assistita al momento dell’udienza e della dichiarazione relativa al fatto che non siano in atto collegamenti con soggetti non legittimati; nonché della dichiarazione della parte che si colleghi da un luogo diverso da quello cui si collega il difensore, che non sono presenti soggetti non legittimati;
  • adotta i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti, previa verifica della regolare comunicazione di cancelleria del provvedimento di fissazione dell’udienza contenente il link di collegamento;
  • il giudice, i procuratori e le parti, se collegate da luogo distinto, dovranno tenere attivata per tutta la durata dell’udienza la funzione video; il giudice disciplinerà l’uso della funzione audio ai fini di dare la parola ai difensori o alle parti; è vietata la registrazione dell’udienza;
  • ove possibile, la gestione dell’avvio e dello svolgimento dell’udienza verrà curata dal cancelliere collegato da remoto con il medesimo applicativo;
  • la produzione di documenti in udienza, di cui non sia stato possibile il previo deposito telematico in consolle, potrà avvenire mediante l’eventuale utilizzazione di strumenti di condivisione dello schermo, sempre se autorizzata dal giudice, e varrà come esibizione, con necessità di regolarizzare successivamente il deposito nel rispetto della normativa sul PCT; potranno essere ammesse deduzioni delle parti tramite l’uso della chat o di altro strumento di condivisione testi;
  • in caso di malfunzionamenti o scollegamenti, il giudice dovrà disporre il rinvio;
  • al termine dell’udienza il giudice inviterà i procuratori delle parti a dichiarare a verbale di aver partecipato effettivamente all’udienza nel rispetto del contraddittorio e attestare che lo svolgimento dell’udienza stessa mediante l’applicativo è avvenuto regolarmente;
  • il giudice dà lettura del verbale di udienza;
  • se all’esito della discussione occorre assumere provvedimenti decisori contestuali, previa camera di consiglio, per il quali l’ordinamento prevede la lettura in udienza alle parti, il giudice interromperà il collegamento sospendendo l’udienza da remoto, indicando, con l’accordo dei procuratori delle parti, l’ora della prosecuzione dell’udienza da remoto, salvo che le parti concordino di essere esentate dalla presenza in udienza al momento della lettura.

II. Trattazione scritta delle udienze

L’art 83, comma 3, lettera h) prevede che “lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni, e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice”.

Attività preliminari all’udienza

  1. il giudice dispone trattazione scritta con provvedimento telematico, assegnando congruo termine alle parti per il deposito telematico delle note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni;
  2. la cancelleria provvede a comunicare il provvedimento ai difensori delle parti costituite e ad inserire nello “storico del fascicolo” l’annotazione “trattazione scritta”;
  3. dato che la trattazione scritta è una modalità alternativa di svolgimento delle udienze civili, si potrà: a) mantenere la data d’udienza già prefissata b) stabilire una data anticipata o differita c) fissare una data ex novo;
  4. l’udienza comunque fissata costituirà sia per le parti che per il giudice, il momento a partire dal quale dovrà essere adottato “fuori udienza” il provvedimento del giudice; se il provvedimento non definisce il giudizio, il giudice dovrà fissare ulteriore udienza;
  5. il giudice, alla data fissata, verifica che la rituale comunicazione da parte della cancelleria del provvedimento di cui al punto 1); da quella data decorrono i termini di legge per l’assunzione dei provvedimenti istruttori ovvero di quelli decisori;
  6. i difensori avranno cura di depositare le note scritte telematicamente, con la dicitura “note di trattazione scritta”, redatte nel rispetto dei principi di sinteticità e chiarezza, con un iniziale prospetto di sintesi dell’oggetto e della tipologia delle istanze;
  7. ove il fascicolo non sia interamente composto da documenti informatici e contenga atti difensivi cartacei, il giudice potrà chiedere ai procuratori delle parti di depositare, ove nella loro disponibilità, le copie informatiche degli atti di parte e dei documenti in precedenza depositati in forma cartacea, nei formati ammessi dalla normativa sul PCT.